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Office 2010三大特色解读-强化协作_a

2020-01-17 00:01:22来源:励志吧0次阅读

文书处理、电子表格、简报及电子邮件等工具,是现代人最常使用的办公软件,而微软针对这些工具软件也持续改进。自从2006年底推出Office 2007后,历经三年,微软将在2010年6月发布新版的Office软件。

协同作业

较上一版Office软件而言,在协同合作上,新版Word、Excel、PowerPoint等Office文件皆可通过SharePoint 2010平台,支持同时多人线上编修文件,这样的协同作业方式将更即时,提升文件管理上的效率。由于能够通过SharePoint控管文件浏览、编修权限,因此在分享文件的同时,也能兼顾到安全性。

而且,不只是通过SharePoint,现在也可藉由Office Web Applications,让使用者可以直接利用浏览器显示与编辑Office文件内容,而且,不论是使用电脑或手机,都可以通过浏览器来完成这些工作。

我们以Word 2010为例,使用者在SharePoint上编辑一个Word文件档,若同时有其他使用者编辑同样的档案,不仅会显示有多少人正在线上编辑,也会显示出其他人正在何处编辑,很方便的是,使用者可同时通过电脑及手机上,即时分享文件与编辑,而共同存取的资料,也会即时出现在文件画面中。如此一来,协同作业可减少等待与汇整的时间。

未来,在Windows Live使用者的免费网路存储空间SkyDrive上,微软表示,也会配合Office 2010提供类似企业的文档分享协作。

企业搜索

在SharePoint 2010中,也特别加强了搜索的分类与面向。在搜索文件时,检索结果可依文件类型、资料来源、关键字、作者等条件分类显示,而且我们还可以直接预览与观看文件内容,而不用再等待下载档案后。例如我们点选PowerPoint分类,可以迅速找到相关PowerPoint档案、即时预览该档案,更可通过浏览器直接开启。同时,搜索结果能够依照搜索者与对方的组织关系列出,并且将摘要内容呈现在搜索结果页面中。

由于企业搜索的对象也不单单是文件,人脉也是重点之一,通过上述的平台也能够在搜索页面中找到相关领域的专家,并利用组织树状图与社交功能,让企业资源能够有效共享与利用。

在SharePoint 2010中,公司组织以树状形式呈现,更能突显同事关系与检视背景资料。

结合社群

同时,SharePoint 2010也加入类似Facebook社群网站的工具,让使用者可以很快找到重要联络人及资讯,并且可以加入群组、建立知识库,进一步提升企业内的协同合作渠道。

SharePoint除了提供公司制定好的功能页面,它也有个人网站的机制,使用者可以从中看到公司组织图,同时也提供企业内的社群网站,如果使用者想要随时想关注对方的状态,可以通过Outlook上的Outlook Social Connector,连结到SharePoint的个人网站。

基本使用介面与Office 2007差异不大,仅强化部分操作面板

至于整体Office 2010软件的操作介面上,各个软件基本功能与介面的其实变化不大,比较明显的调整就是取消Office 2007将档案选单功能置于左上角圆型图示的方式,将存储、开启,与一些作用结果不会显示在页面上的功能进一步整合,微软称之为Backstage。其中的常用功能中的列印视窗,就有很明显的变化──点选列印选项后,即可直觉地预览列印画面,而调整文件时,也可以很即时的呈现。

Office 2007才开始内建的Ribbon风格工具列介面,新版中也加入可隐藏显示的设计,只要按下工具列右边隐藏按钮,就可以隐藏Ribbon工具列,让文件工作区能够有更大的显示空间;同时,现在的Ribbon配置更弹性,使用者可以自由设定工作列里显示的图示类型。

操作上,预览“贴上”的内容也是新增的功能,只要文件内容存储在剪贴簿中,而使用者将滑鼠移至“贴上”键的相关选项时,就可以预先显示将某个物件贴入文件后的样子,减少贴入失败进而执行复原功能的次数。而且,大部分的Office 2010系列软件,都支持这项功能。

此外,我们还可以直接编辑文件内插入的图片,例如在图片上面添加效果;而文字应用图片特效,也能使文字的阴影、发光等特效得以实现。

其他值得一提的Office 2010新功能还包括:One Note 2010加强了浏览搜索与剪贴功能,使用者可以很方便地将网页上的内容,以及各种Office资料剪贴的内容,直接汇整至OneNote的笔记本中。

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